Guarda Documentos: Solução de Arquivamento | Moby Self Storage

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Moby Self Storage: O seu Guarda Documentos completo

Moby Self Storage - Proteção

Mesmo com avanço da tecnologia e o crescimento de plataformas para armazenar documentos na nuvem, é comum encontrar empresas que precisam guardar arquivos físicos em estoque, almoxarifado ou mesmo guarda documentos.

E o número de documentos aumenta gradativamente, fazendo com que o espaço reservado à esses papéis fique pequeno e tome mais espaço no escritório.

O que fazer com todo esse arquivo? Como você pode aumentar o tamanho do lugar? Como ter controle?

A Moby tem todas as respostas para você.

O que é um Guarda Documentos?

É uma solução que as empresas utilizam para guardar seus documentos com segurança para que estes arquivos não se percam e ocupem menos espaço em sua empresa.

Por exemplo, toda semana estão sendo contratados novos funcionários e logo você não terá mais espaço para acomodá-los. Mas você tem uma sala sendo usada inteiramente para arquivar documentos que não podem ser jogados fora.

Com a solução de gerenciamento de documentos você pode desocupar esta sala sem ter que descartá-los, acomodando ainda mais colaboradores conforme o crescimento da sua empresa.

Organização dos documentos

Antes de iniciar a mudança do seu arquivo para uma solução de Self Storage, você deve realizar uma organização da frequência que estes documentos são utilizados.

Os documentos podem ser divididos em:

ATIVO ou TEMPORÁRIO:

São os que contêm registros de uso constante;

INATIVO ou INTERMEDIÁRIO:

São os que contêm documentos de menor frequência de uso. Da lista a seguir, uns poderão ficar no acervo inativo e outros no arquivo morto:

- Todo documento que estabelece um direito em favor de uma pessoa, uma instituição ou de um coletivo;

- Todo contrato ou acordo que determina uma obrigação permanente;

- Todo documento, mesmo de efeito temporário, que possa servir para provar um direito;

- Todo documento que dá margens à um precedente;

- Todo arquivo que fornece informações sobre a organização, o funcionamento ou a história de uma atividade da instituição, sociedade, etc.;

- Todo documento que prova um direito definitivo;

- Plantas-projetos de construção, ampliação. Todo documento que tenha ligação com a instituição.

- Arquivos de valor permanente (estabelecido pelo Código Civil), tais como contratos, escrituras, documentos legais em geral, etc.

MORTO ou PERMANENTE:

São os que contêm os documentos que quase nunca são utilizados.

Organizando os documentos desta forma, você conseguirá distinguir quais podem ser guardados no box alugado e quais devem ficar na empresa.

O que é um arquivo morto?

Arquivo Morto são arquivos/documentos que a empresa deve guardar por tempo indeterminado por conter informações importantes. Documentos fiscais, por exemplo, devem ser guardados por 10 a 15 anos.

Mas o que fazer com este grande volume de documentos da instituição?

Sacrificar um espaço físico na sua empresa pode ser algo desvantajoso. Por isso a solução de guarda documentos ou Self Storage é a melhor opção para esse tipo de situação.

Precisa de uma empresa de guarda de documentos?

As soluções da Moby foram feitos para você.

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Tipos de documentos

No Brasil, para manter seu negócio funcionando, existe uma grande burocracia de documentos exigidos para que sua empresa funcione normalmente.

Muitas vezes, não é disposto o conhecimento dos tipos de documento que devem ser guardados.

Mas preparamos uma lista para você se precaver e não ter problemas futuros por não ter guardados seus documentos corretamente.

Veja os exemplos de documentos administrativos que você precisa guardar.

CONTRATO SOCIAL:

O contrato social é o documento que registra todas as informações da instituição ou empresa, bem como capital social, sede, objeto, endereço, sócios e a cota de participação de cada um. Basicamente, é utilizado para todas as atividades empresariais, servindo como se fosse uma certidão de nascimento de uma pessoa comum.

ALVARÁ:

É um documento fiscal concedido pelo município, que atesta a regularização do imóvel e a permissão para o exercício da atividade na região, de acordo com a lei de zoneamento de cada cidade.

O alvará deve ser renovado periodicamente, dependendo da legislação do município em que a empresa estiver instalada e é terminantemente proibido funcionar sem a existência do referido documento, que é exigido para qualquer tipo de estabelecimento.

LICENÇA DA VIGILÂNCIA SANITÁRIA:

Todo estabelecimento que oferecer algum risco à saúde deve obter a licença da vigilância sanitária para o seu regular funcionamento. A forma de requerimento, as exigências e as penalidades, variam de município para município.

CNPJ:

É o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica e serve para identificar a empresa, assim como o CPF identifica pessoas físicas. É um documento fiscal e tributário essencial para qualquer empresa e, sem ele, não é permitida a realização de nenhum trâmite legal, como emissão de notas fiscais e outros documentos da empresa.

INSCRIÇÃO ESTADUAL:

Toda empresa de comércio ou indústria deve estar cadastrada na Secretaria da Fazenda do estado que sua empresa tem sede. A inscrição estadual é um registro formal realizado na Receita Estadual e liberado pela Secretaria da Fazenda, e serve para que sejam realizados a cobrança e o recolhimento do Imposto Sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS).

As regras variam de uma região para outra, portanto, é prudente realizar tais trâmites sempre contando com a assessoria de um profissional especializado.

INSCRIÇÃO MUNICIPAL:

A inscrição municipal registra os prestadores de serviço, inclusive os autônomos, e está vinculada ao cadastro municipal do contribuinte, que tem relação direta com o Imposto Sobre Serviços (ISS).

RAIS:

RAIS é a Relação Anual de Informações Sociais e é, como o nome já diz, uma declaração que deve ser feita anualmente, informando ao Ministério do Trabalho e Emprego as contratações realizadas pela empresa nesse período.

Mesmo que não tenha realizado nenhuma contratação durante o ano, é necessário entregar a RAIS negativa, contendo os dados cadastrais do estabelecimento. A exceção para tal obrigação é dos empreendedores individuais, que são isentos de apresentar o documento caso não tenham empregados.

CAGED:

É o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados e é uma outra forma de o MTE controlar os trabalhadores admitidos e demitidos.

LIVROS CONTÁBEIS:

São documentos fiscais e tributários essenciais de registros da empresa e devem trazer todas as informações listadas abaixo:

– Livro diário: enumera todas as movimentações da empresa, como compras e vendas;

– Livro razão: enumera as movimentações por tipo de pagamento;

– Entradas e saídas: registram as compras de estoque e a venda de produtos.

DOCUMENTOS TRABALHISTAS:

Tenha sempre guardada toda a documentação referente aos seus empregados, como exames médicos, pagamento de salários, férias, 13º, bônus, vale-transporte e vale refeição.

Além disso, não esqueça de manter em dia as contribuições previdenciárias e o recolhimento do FGTS.

Precisa de um guarda de documentos trabalhistas? Fale com a Moby.

LICENÇA AMBIENTAL:

Ao montar a empresa, deve-se verificar se a atividade exige licenciamento concedido pelo Conselho Nacional do Meio Ambiente. A resolução nº 237 do CONAMA prevê quais empreendimentos têm obrigação de obter a licença ambiental para o regular funcionamento do negócio.

LIBERAÇÃO DO CORPO DE BOMBEIROS:

Quase todos os empreendimentos devem ter a liberação do Corpo de Bombeiros para funcionamento. O órgão realiza uma vistoria no local e indica quais são as medidas de segurança que devem ser adotadas.

As regras, multas e taxas a serem pagas variam de região para região e devem ser estudadas conforme a necessidade do negócio.

Guarde Seus Documentos

Por quanto tempo guardar documentos

O prazo para se guardar os documentos de uma instituição depende do tipo e da norma legal que exige sua demonstração, especialmente para fins de fiscalização e cobrança de eventual dívida.

DOCUMENTAÇÃO TRIBUTÁRIA:

Com relação aos tributos federais, inclusive contribuições previdenciárias, o período fixado está relacionado com o prazo de decadência e prescrição, previstos nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN).

Decadência é o decurso do prazo de cinco anos que o Fisco tem para constituir o crédito tributário, mediante notificação de lançamento ou auto de infração. Já a prescrição é o período de cinco anos para cobrar judicialmente o tributo devido, ou seja, o limite para propor a ação de execução fiscal.

LIVROS OBRIGATÓRIOS:

Referente aos livros obrigatórios e comprovantes de lançamentos, a legislação também remete aos prazos decadencial e prescricional, conforme os três artigos de legislação específica.

O artigo 195, parágrafo único, do CTN, estabelece que livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados devem ser mantidos até que ocorra o término do prazo.

Já o artigo 1.194 do Código Civil define que o empresário e a sociedade empresária são obrigados a guardar toda a escrituração, correspondência e mais documentos concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência.

DOCUMENTOS TRABALHISTAS:

O tempo de guarda de documentos trabalhistas devem ser mantidos pelo prazo de cinco anos para trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho, nos termos do artigo 7º, XXIX, da Constituição Federal, e artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Entretanto, considerando que contra o menor de 18 anos não corre prazo prescricional, em atenção ao artigo 440 da CLT, o início da contagem do prazo de guarda deve começar quando o trabalhador menor completar 18 anos de idade.

PRAZOS PARA O FGTS:

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o artigo 23, § 5º, da Lei nº 8.036/1990 determina o prazo de 30 anos para conservar os documentos. Já o Supremo Tribunal Federal, última instância do Judiciário, propiciou o entendimento de que tal período é inconstitucional e deve predominar o prazo de cinco anos.

DOCUMENTAÇÃO PREVIDENCIÁRIA:

O artigo 45 da Lei nº 8.212/1991, que estabelecia o prazo decadencial de dez anos, não está mais em vigor, ainda podem ser encontrados nas normas previdenciárias prazos com o mesmo período.

Moby - Soluções de Guarda Documento

Na Moby, você pode encontrar a melhor solução de armazenamento de documentos.

Porque é a melhor solução?

Foi investido muito trabalho em segurança e infraestrutura para que você pudesse transferir seu setor de arquivos ou almoxarifado sem se preocupar com problemas ou prejuízos.

Além disso, temos facilidades na hora de contratar, realizar o pagamento e receber todos os itens que você irá guardar em nosso boxe. Com a Moby, você conseguirá ter um gerenciamento de arquivos organizado e bem protegido.

PRECISA DE MAIS ESPAÇO?

Unidade- São Paulo

São Paulo é conhecido por ser uma região de negócios. Existem milhares de empresas de diversos setores espalhadas por toda a cidade. Isso faz com que a necessidade e demanda de ter espaço para guardar arquivos aumente gradativamente.

Se a sua empresa está precisando de uma solução de guarda documentos, a Moby tem uma unidade perfeita para você.

Localizada no bairro da Vila Leopoldina, a solução de self storage da Moby tem privacidade para seus documentos e praticidade na hora de você alugar um box para guardar seus arquivos.

Entre em contato conosco:

São Paulo
Segunda a Sexta - das 08h às 20h
Sábados - das 09h às 17h
Domingos e Feriados - fechado
Endereço: Avenida Embaixador Macedo Soares, 3955
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Unidade- Rio de Janeiro

Segundo o IBGE, atualmente o Rio de Janeiro tem 2.566.694 empresas abertas. Algumas vezes, o que às prejudica é a diminuição no tamanho de seus escritórios e locais alugados para uso comercial.

Com isso, o espaço para estas empresas crescerem se torna um problema e com isso tem que gastar mais com aluguel de outros imóveis. Mas há opção de transferir seu setor de arquivo ou almoxarifado para empresas de arquivos/self storage.

A Unidade na cidade está localizada no bairro da Gamboa, mas logo teremos uma na Barra da Tijuca, Recreio dos Bandeirantes e outra em São Cristóvão.

Segurança com tecnologia avançada, grandes espaços e uma localização privilegiada.

Entre em contato conosco:

Rio de Janeiro
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