Um novo ano começa e, com ele, surge a vontade de fazer aquela faxina para organizar melhor a casa, de se desfazer do que não serve mais, de abrir espaço para coisas novas. Mas quando o assunto é descarte de documentos importantes dá até um friozinho na barriga, não é mesmo?

Mas calma! Essa papelada sem fim pode ser melhor organizada de modo a manter seguro o que realmente é necessário, ocupando o mínimo de espaço possível. Veja as dicas abaixo e entenda o que você deve levar em consideração na hora de arrumar esses papéis.

O que diz a lei

De acordo com o Código Tributário Nacional (Lei 5.172/66), comprovantes fiscais por exemplo, devem ser mantidos durante os 5 anos subsequentes ao da declaração, na prática, 6 anos após o ano do documento.

Entre estes, estão os recibos de entrega da declaração de imposto de renda – para o caso de um questionamento da receita federal -, e o comprovante de pagamento de tributos como IPTU e IPVA.

Prazo para outros documentos

O Procon de São Paulo também orienta aos consumidores o armazenamento de outras contas importantes por um prazo maior. Mensalidade escolar, cursos livres, cartão de crédito e serviços essenciais como água, energia e telefone, devem ser conservados por cinco anos.

No que diz respeito ao contrato de aluguel, o locatário deve manter consigo o contrato e os comprovantes de pagamento por um prazo de três anos. Cotas condominiais devem ser guardadas por toda a vigência do contrato de moradia, estendendo ao prazo de 10 anos após a saída do imóvel.

Já a conservação de comprovantes como notas fiscais e certificados de garantia deve ser feita pelo prazo da vida útil do produto/serviço, e contratos de uma forma geral, enquanto houver vínculos entre as partes.

Digitalização dos documentos: o caminho mais sustentável

Segundo a Consultoria OC&C, a Geração Z – que entra agora no mercado de trabalho e começa acumular documentos -, está empenhada na redução do uso do papel não só para diminuir o desmatamento e o descarte no meio ambiente, como também para a manutenção de um ecossistema sustentável.

De acordo com a Abrelpe (Associação Brasileiras das Empresas de Limpeza Pública e Resíduos Especiais), a quantidade de resíduos sólidos urbanos destinados inadequadamente no Brasil cresceu 16% na última década, aproximando-se da marca de 30 milhões de toneladas por ano (2019).

Logo, uma das saídas para mitigar o impacto do descarte de documentos é a transformação de documentações físicas em dados digitais. Segundo o site Arquivar, existem inúmeras outras vantagens na digitalização, entre elas: economia na compra de papel e impressão; agilidade e praticidade pelo acesso online para encontrar documentos num arquivo extenso; integridade e manutenção da segurança contra danos físicos.

Para estimular o crescimento da digitalização, entrou em vigor em março de 2020 o Decreto Federal 10.278 que dispõe da validade jurídica e legal de documentos digitalizados. Na prática, a lei prevê que, salvo os documentos de valor histórico, os demais podem ser descartados após a digitalização, desde respeitadas algumas especificações técnicas.

Mas se for realmente necessário, qual é a melhor maneira de guardar documentos físicos?

Uma opção interessante que virou lei e alguns órgãos, empresas e instituições já adotam é a declaração de quitação, também conhecida como “certidão negativa de débito”.

A Lei da Quitação Anual (Nº 12.007) dispõe sobre a obrigatoriedade das pessoas jurídicas prestadoras de serviços públicos ou privados emitirem aos consumidores uma declaração de quitação anual de débitos.

A obrigatoriedade na emissão de documentos de quitação é vantajosa em função da substituição do grande volume de papéis acumulados ao longo do ano por documento único.

Mas sempre há aqueles documentos realmente necessários de serem mantidos os originais. Neste caso, algumas dicas podem ser importantes na hora de armazená-los:

  1. Prefira caixas organizadoras de plástico que possam ser fechadas; elas isolam os papéis da umidade e o acesso de insetos como cupins e traças.
  1. Crie categorias usando etiquetas de identificação como “Arquivo Pessoal” (documentos de identificação como RG, CPF, certidões, diplomas acadêmicos, Imposto de Renda e afins); “Arquivo Ativo” (aqueles que são consultados regularmente); “Arquivo Morto” (aqueles já quitados de anos anteriores como IRPF, IPTU e IPVA)
  1. Opte por cofres ou gavetas com cadeado para os documentos mais importantes (escritura de imóveis e DUT Recibos – Documento Único de Transferência de carros).

O que fazer com itens de maior valor?

Se depois de todas essas dicas você ainda tem dúvidas do que fazer com seus itens de mais valor ou está te faltando espaço até mesmo para armazenar o essencial, o self-storage – ou auto-armazenagem -, pode ser uma ótima solução.

Guardar pertences como jóias, pinturas, coleções, antiguidades pode ser um desafio e uma preocupação extra para se administrar. Nesse sentido, a utilização de galpões de armazenamento tem se mostrado eficaz tanto para pessoas físicas, quanto para pessoas jurídicas.

O self-storage pode ser uma opção segura também para quem tem espaço em casa, mas passa parte do ano fora em viagens de trabalho. Os espaços da Moby Self-Storage, por exemplo, dispõem de alarmes individuais, câmeras de monitoramento e segurança 24 horas dentro e fora dos edifícios.

O que é auto armazenagem?

Popular nos Estados Unidos com aproximadamente 60 mil empresas, o mercado de self-storage no Brasil data do início da década de 90. Segundo a Asbrass (Associação Brasileira de Self Storage), estima-se que haja 200 companhias operando 79.300 boxes espalhados por 80 cidades do país.

As soluções de auto armazenamento para itens pessoais e empresariais se apresentam no formato de boxes para locação em tamanhos variados. Os galpões da Moby possuem instalações modernas, com tecnologia avançada, que atendem aos mais elevados padrões de segurança internacional. Saiba mais como funciona.

Os espaços possuem áreas projetadas para carga e descarga de grandes caminhões; elevador de carga para grandes volumes; docas que dispensam o uso de empilhadeiras; amplo estacionamento fechado e exclusivo para clientes; loja com materiais para embalagens e caixas de papelão; sala de reuniões com telefone e rede Wi-Fi – sem custos.

O contrato na Moby é mensal, flexível, sem burocracia ou taxas adicionais. Todos os bens guardados são assegurados contra acidentes e roubos, o locatário paga antecipadamente pelo mês de uso e tem prazo mínimo de permanência de apenas um mês.

Quer saber mais como um self-storage pode te ajudar na organização da casa? Leia aqui.

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